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[办公室工作200问]电子政务篇

发表时间: 2018-3-16 10:55:07 作者: 县委办 来源: 县委办
 

 

108.电子政务内网系统运行必须设置哪些应用角色?
    答:1文件管理员,负责本单位文件的接收,负责本单位相关业务规范的确定,负责本单位流程设置等。2信息报送员,负责信息报送工作。3会议管理员,负责会议通知的接受和反馈,负责本单位会议系统管理。4督查督办管理员,负责督查督办通知的接收。5网站信息采集员,负责更新本单位的网站栏目的信息。

109.电子政务内网系统各单位主页信息的如何更新?
    答:本项功能只有单位电子政务管理员有权限。并且其工作流角色勾选了网站信息采集员。点击“首页”后单击“公务员之窗”,回到登陆后的界面→点击网页内菜单栏“信息维护”选项,即进入各单位电子政务内网网页后台→管理员可以采集信息,更新到网页上。

110.领导签名如何上传?有什么要求?
    答:各单位文件管理员使用该功能为单位领导上传电子签名,目前电子签名相关要求如下:签名规格为宋体小二加粗;如果姓名为两个汉字则中间空一中文字符位置。使用范围是县级领导、单位和部门领导。上传电子签名时注意电子签名一定要准确对应到使用用户姓名。在用户登陆界面,选择“个人办公”,再点击“公文处理”,在左侧功能列表中选择“签名上传”即可。请尽量上传真实的签名的扫描版本。

111.如何使用电子政务内网系统进行收文处理? 
    答:系统发送的电子公文可以自动完成基本的收文登记,收文员可以直接在其待办文件功能中查看来文并进行公文传阅、办理等操作。这里的收文登记特指纸质文件的登记和扫描录入。
    点击“个人办公”选择“公文处理”,在左侧的功能列表中点击“起草文件”。在收文下方选择“区县收文” →根据实际情况填好收文的内容,并上传好内容到服务器→附件上传后,页面会显示附件名,选择下个办理步骤并发送到相关人员处→点击“暂存”按钮,保存退出。接收人可在待阅文件里看到该份文→阅文人在点击“已阅”按钮后,可以点击“阅读意见”进行填写→回到管理员账户,查看“待办文件” →点击“监控”,进行查看→退出后,点击该文件,进行其他操作,最后一步操作为归档操作。

112.如何使用会议管理功能?
    答:在公文处理中选择“起草文件”,在发文下选择“区县会议申请”→用户起草会议申请,填写相关内容,日期→点击“说话人员”、“与会领导”、“与会人员”、“与会单位”则会弹出一个对话框,用户可以选择相关人员或单位→在拟稿完成后,在“办理步骤”下选择下个流程;选择接收人并发送;此时,在接收人的待办或待阅文件下,可看到相关文→打开文后,可以对短信提示语进行合成并发送→在“办理步骤”处选择下一个流程环节;选择发送对象并发送。

113.如何查看会议通知接收情况?
    答:在“个人办公”模块中,点击上方菜单中的“会议管理”链接,即可进入该模块;如果要查询会议通知的短信回复情况,操作如下:
    点击左侧的“会议管理”链接→在点击“会议管理”链接后,右侧会出现会议通知记录列表,双击其中任意一条记录即可打开→打开一条记录后,在页面的底部,可以看到各个单位中各个人的短信回复情况与内容;如果要查看短信是否发送成功,可以点击列表记录右侧的“短信情况”链接。

114.信息报送应注意哪些事项?
    答:在网页内的菜单栏上点击“信息报送”,点击“新建”,弹出面板,请注意在是否加密中勾选“加密” →在附件上传中,“浏览”需要上传的文件,点击“上传”按钮,否则文件未上传。

115.如何从公文传输系统转发文件给领导阅示?
    答:点开“公文传输”,选中需要处理的文件点击“脱密下载”后,点击“取消”按钮。此时文件已进入了“公文处理”“待办文件”操作面板→打开该文件,在下方选择办理步骤和选择发送的领导,保存后点击“下一步”按钮→领导登陆账号后能从“公文处理”“待办文件”查看到该文件→点击该文件后,点击单位领导意见旁的“常用意见”,输入确定即可→下一步,点击领导签名一栏的“确认并签名”按钮→再选择办理步骤和选择发送对象,若选择“返回收文登记”,则文件转发人会收到领导批示和回复。

116.如何登陆电子公文传输系统?
    答:(1)请双击桌面的Internet Explorer 图标或选择“开始-程序-Internet Explorer”打开浏览器。在地址栏中输入88.36.80.80然后回车,会出现电子公文传输系统登陆页面,输入管理员分配给您的用户名和密码,单击“登陆”按钮或者直接按回车键进入系统。(2) 在地址栏中输入88.9.80.80然后回车,通过个人帐号登陆后,如果该帐号是“单位文件管理员”(可通过“单位电子政务管理员”帐号设置),进入“个人办公”后点“公文传输”。


118.如何将Word格式转化成CEB文件?
    答:先将要转换的公文用word打开,点击菜单栏的“Apabi Maker”按钮,点击“转化为CEB”。
    跳出“方正Apabi CEB转换程序”面板,填好CEB文件名,并选择该文件要求的红头,点击确定,生成CEB文件。
    注意,转换文件时应插入加密狗。转换成功后,会出现CEB文件。
 
124.如何联合发文?
    答:单击“联合行文库”下的“公文起草”, 单击“起草”进行公文起草→填写好公文要素信息然后选择主送单位,操作同有章发文操作。不同的只是需要选择“联合行文单位。”单击人头图像 →选择联合行文单位时,只要勾选其单位就行,默认主办机关的盖章顺序为1,然后依次类推。所有公文要素信息填写完成之后单击“保存”进入“公文盖章”操作→主办方盖章操作。单击“联合行文库”下的“公文盖章” , 注意此时公文起草完之后,主办方不能终止行文,公文只有流转到了协办方时才能终止行文,单击“盖章操作”下的“盖章”进入可视化盖章页面,操作同单独行文盖章加密。主办方盖章成功之后页面自动跳转至待发送联合行文,勾选该公文单击“发送公文”按钮,此时系统将公文默认发送至协办方→协办方盖章操作。 单击“联合发文库”下的“公文盖章”。选择“中止盖章”就将终止联合发文,选择“盖章操作”下面的“盖章”进行盖章进入可视化盖章页面,操作同上。协办方盖章成功之后页面自动跳转至待发送联合行文。勾选该公文单击“发送公文”,系统默认将公文发送回主办方。这就完成联合盖章的整个过程。之后的发文发送操作与单独发文操作相同。

125.怎样设置才能收到内网收文的信息?
    答:单击左侧“短信授权管理”,选择“申请联系人” → 点击“新增”或“调整”按钮,填写或更改申请信息。保存后请电话告之县电子政务管理中心(57880675),请管理员批准通过。

126.公文传输系统无法打开怎么解决? 
    答: 首先判定网络硬件是否正常运行:(1)如果您是极速通用户请确认modem电源已经打开且网线已经插上。(2)如果是光纤用户请确认您的网线已经正确插上。(3)如果您机子安装了隔离卡请保证您是在内网进行操作。
    如果以上都正常,请在开始程序( )上面的运行下面输入cmd:进入dos界面,输入ping 88.36.80.80(ping与88之间要空格)命令再敲回车键,如果返回 request time out ,或者destination host unreachable此类信息,刚表示网络不通,请联系电子政务管理中心或当地电信;假如返回的是类似 reply form 88.36.80.80 : bytes=32  time<1msTTL=128,表示网络是通畅的,而是服务器端因应用故障造成的,此时请电话报电子政务管理中心。

127.如何处理在IE设置时,可信任站点添加不进去,提示该站点已经存在另一区域中?
    答:在开始程序的运行下面输入regedit进入注册表编辑器。找到目录HKEY_CURRENT_USER\ software\microsoft\
windows\currentversion\internet setings\zonemap\ranges,然后将ranges下面的range1,range2,range3等所有目录都删除。然后重新启动计算机即可添加可信任站点了。

128.如何处理双击公文标题进入基本信息页面查看,报"请重新尝试,若仍有问题请与管理员联系"?
    答:出现此种情况的原因是:如果为测试发文,在服务器端将原始数据删除了,因此在客户端看不到此公文,还有一种原因如果是正式发文,由于在发送过程中服务器网络中断,该单位没有收到此公文.请联系发文单位重新发送此公文。

129.如何处理对已收文件单击公文标题进入基本信息查看页面,单击文件名不能预览该公文,提示网页上有错误?
    答:首先确认本机的电脑是否正确安装了apabi reader阅读器,然后检查自己的浏览器设置,是否已经将要访问的地址添加到了自己的可信站点当中,再检查受信任站点的“自定义级别”设置,是否将ActiveX控件和插件下面的几项设置为启用。如果IE已经设置好,apabi reader也已安装,但是单击文件名预览还是没有反应的话,可以将“软件下载”(登陆系统后出现在右上角)里的升级包安装一下,修复客户端。

130.如何处理在插入打印标识的情况下,单击“打印”按钮打印无章公文时报“此公文不存在”?
    答:出现此情况的原因是因为浏览器的版本过高,目前系统支持浏览器的版本只为IE6.0。若为IE7.0则需要在服务器上下载IE7.0升级补丁。

131.如何处理在打印公文时提示没有找到usb设备,打印标识不存在?
    答:将装载有打印标识的U盘插在电脑上,重试。且保证只有一个公章u盘插入电脑,如果问题仍然存在,将U盘插入另外一台电脑试试,看是否能够识别U盘,如果还是不行,说明U盘损坏,电脑不能识别,联系电子政务管理中心重新发放。

132.如何处理在插入公章U盘时显示“您插入的U盘中是〈XXX〉的U盘,不是〈XXX〉的U盘。请更换U盘后重试。”
    答:出现此情况的原因是建立机构时填写的公章名称与公章服务器发放的公章接收单位不一致造成的,请联系湘潭市委机要局网络科(电话:58583025)在服务器端更改机构信息里面的公章名称。

133.如何处理打印出来的公文字体与公文预览时看到的字体不符或出现乱码的情况?
    答:这是字库没有正确的安装,重新在服务器的软件下载当中下载兰亭字库8字体版,正确安装后即可解决,或者公文起草者起草的公文包含字体在客户端不包含对应的字体。

134.如何处理在打印时,发生了卡纸或其他故障,导致打印份数不够?
    答:在查看该公文详细信息的页面使用“请求重发”功能。如果已经请求重发了,但是打印份数还是没有增加的话,请联系发文单位,确定是否已经处理该请求。

135.如何处理预览文件时部分文字看不到的情况?
    答:这是没有安装正确的字体导致的,到公文传输系统的软件下载当中下载“方正兰亭字库8字体版”到本机并正常安装,就可以解决问题。

136.如何处理在新增发文填写好要素后,点击保存按钮页面没有反应,页面左下角有黄色图标和“网页上有错误”提示出现?
    答:首先确认本机的电脑是否正确安装了客户端,然后检查自己的浏览器设置,是否已经将要访问的地址添加到了自己的可信站点当中,再检查受信任站点的“自定义级别”设置,是否将ActiveX控件和插件下面的几项设置为启用。如果IE已经设置好,用客户端也已安装,但是单击保存铵钮还是没有反应的话,可以到公文传输系统的软件下载当中下载“电子公文传输系统客户端”修复安装客户端。

137.如何处理在新增发文保存后,页面跳转后查看不到word文档的编辑界面,或者word控件的菜单不可用?
    答:检查自己的电脑中是否已经安装了Microsoft Office,再检查自己的浏览器设置(方法同上),另外一种情况就是杀毒软件阻止word控件的加载,请把杀毒软件退出。如果问题仍然存在,就是系统需要修复,即重新安装电子公文传输系统客户端的时候会提示选择修复还是删除,在此我们选择修复即可。

138.如何处理在Word界面的菜单栏中没有Apabi Maker选项?
    答:这是因为microsoft word 禁止了此项目.只需单击帮助下的关于microsoft word,单击禁用项目,然后把Apabi Maker 启用就行。

139.如何处理在转换ceb文件时提示文件转换失败?
    答:插入了ceb Maker 软件配套的加密狗,如果仍报失败,请重新安装客户端。

140. 如果处理在转换CEB文件时报无法找到Apabi Maker 虚拟打印机程序?
    答:这是因为在安装Apabi Maker 的时候默认安装了一个Apabi Mader虚拟打印机 ,在打印机和传真下面会出现名为Founder CEB Converter的虚似打印机图标。如果删除了就会出现上述问题。因此需要在服务器上下载一个apabi maker3.0通用版的安装程序,在重新安装apabi maker的时候注意先卸载原来的apabi maker软件,卸载的方法直接运行apabi maker安装程序然后选择删除即行。卸载完成之后,再运行apabi maker安装程序进行安装。

141.如何处理在盖章时,点击盖章按钮提示“可用公章数为0,请检查是否正确插上U盘”?
    答:检查是否已经将载有电子印章的U盘查到了电脑上,并且电脑已经正确识别。如果仍找不到公章,则联系市委机要局网络科(电话:58583025)检查自己所在机构的名称是否和发放公章时的公章接收单位名称一致。

142.如何处理在盖章时看不到按钮的问题,或者按钮为灰色不可用状态?
    答:先确认此时盖章窗口是打开的唯一一个apabi reader窗口,如果不是,关闭所有的reader窗口,重新点击盖章即可。如果问题仍然存在,则需在服务器上下载客户端升级补丁安装包并安装,再下载apabi reader 3.1版本安装或修复。如果问题还是存在,请换一个ceb文件试试,也许是ceb文件本身已损坏。

143.如何处理在盖章时,忘记了公章密码?
    答:联系自己的上级单位,进行公章的重新发放。(不建议修改公章密码)

144.如何处理盖章时,在正确输入了公章密码之后,提示“上传文件失败”,“盖章失败”,“验签失败”?
    答:如果u盘没有写保护则是公章服务器未设置好,请联系电子政务管理中心或直接联系市委机要局网络科。

145.电子公章是什么?
    答:电子公章:是实体公章的电子形式,存储在专用U盘上,转移载体无效。只能在公章服务器上制发,用于盖章操作。

146.打印标识是什么,有什么作用?
    答:打印标识标识了单位的收文身份,存储在U盘上,转移载体无效,只能在公章服务器上制发,用于收文打印。

147.电子公文传输系统使用前应注意哪些事项?
    答:电子公章是一组加密数据,存放在U盘中。U盘是存储的介质。发放的U盘中已经包含了制作好的电子公章数据和其他相关数据。电子公章的管理等同于实物公章的管理。对电子公章U盘的管理要求和实物公章同样严格。电子公章U盘不能遗失、不能损坏、不能随意放置在无人管理的场所或保管设施内、在使用上有严格的要求。必须专人保管和使用。专人管理,妥善保管。电子公章U盘严禁用于其他用途,例如存储其他文件等。电子公章U盘严禁用于非公文传输系统的计算机。电子公章U盘在使用时,公文传输系统和电子公章服务器需要对其进行操作,因此,电子公章U盘在使用时,保持U盘的可写状态。
    电子公章U盘是插入在计算机的USB接口后使用的。插入电子公章U盘后,可以在操作系统下看到电子公章U盘中的数据文件,严禁将这些数据文件删除、拷贝、移动,严禁对电子公章U盘进行格式化操作,否则可能造成泄密或者公章数据的损毁。公章数据如果损毁,需要到市委机要局网络科办理(或到县电子政务管理中心代办)手续后重新制作。
    使用完电子公章U盘后,一定要和使用其他U盘一样,从系统中弹出这个设备后,才能从USB接口中拔出。否则可能造成数据丢失或公章损坏。
    电子公章的公章图样,在盖章操作时的屏幕显示是模糊不清楚的,这是正常现象,是为了防止屏幕拷贝。只有通过系统输送到公文打印机打印的时候才会有正常的效果。病毒感染很容易破坏电子公章U盘。要时刻观察公文传输终端计算机是否感染病毒。
    区分电子公章U盘与Maker加密狗(妥善保管、细心呵护)。转换CEB时必须在本机上插Maker加密狗。盖章时必须在本机插电子公章U盘,同时保证没有其他U盘设备(加密狗除外)。打印带章CEB公文时必须在本机插单位标识U盘,转换CEB是不可逆的。
 
  



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